Wat kost automatisatie voor een kmo?

Waarom een kmo geen prijslijst krijgt

Op deze site staat geen tarievenblad. Automatisatie is geen product met een vaste inhoud, en twee bedrijven die op papier hetzelfde vragen, vragen in de praktijk zelden hetzelfde. De ene wil de offertestroom versnellen en heeft daarvoor drie bestaande systemen nodig die met elkaar moeten praten. De andere wil diezelfde offertestroom versnellen, houdt alles in één pakket bij en heeft vooral een probleem met wie wat goedkeurt.

Een bedrag dat vooraf vastligt, zou in het eerste geval te laag zijn en in het tweede te hoog. Wat wel kan: uitleggen waaruit een offerte is opgebouwd, welke keuzes ze zwaarder of lichter maken en wat u ziet voor u tekent.

Wat de offerte bepaalt

Wij offreren op de scope van één proces, niet op de omvang van uw personeelsbestand. Een proces is daarbij heel letterlijk bedoeld: de weg die één document of één aanvraag aflegt van binnenkomst tot afhandeling. De inkomende factuur die van de mailbox naar de boekhouding moet. De aanvraag die van een eerste telefoontje naar een getekende offerte moet. Zolang die weg niet beschreven is, kan niemand er eerlijk een bedrag op plakken.

Vier dingen bepalen of zo'n scope zwaar of licht uitvalt.

Het aantal stappen dat effectief overgenomen wordt. Een proces met vier beslismomenten vraagt meer werk dan een proces met één. Vaak blijkt tijdens het gesprek dat twee van die vier stappen historisch gegroeid zijn en niemand nog weet waarom ze bestaan. Dat is winst voor de scope, en het is winst die u gratis krijgt.

De staat van de gegevens die erin gaan, weegt even zwaar. Nette gegevens in een bestaand pakket zijn iets helemaal anders dan twintig jaar losse bestanden op een netwerkschijf. Dat verschil staat in de offerte: moet er eerst opgeruimd worden, dan krijgt dat een aparte lijn en beslist u of we dat samen doen of dat uw eigen mensen het oppakken.

Het aantal systemen dat mee moet. Elke koppeling met een bestaand boekhoud-, offerte- of planningspakket is een stuk werk op zich. Sommige van die pakketten laten zich vlot aanspreken. Andere niet, en dan is de omweg duurder dan de rechte weg. Welke van de twee het is, weten wij meestal na een half gesprek.

Ten slotte telt wie het resultaat moet goedkeuren. Een proces waar niemand meer naar kijkt, bouwen wij niet. Het aantal controlemomenten en de plaats waar ze zitten, horen bij de scope, want ze bepalen mee wat er gebouwd moet worden.

Waarom vaste scope, en geen kost per gebruiker

De meeste softwarepakketten rekenen per gebruiker. Dat model heeft één vervelend gevolg: het straft u af wanneer het werkt. Zet u er na een geslaagd project vijf collega's bij, dan stijgt de factuur, terwijl de eigenlijke inspanning al geleverd is. Wij rekenen daarom op de scope die we samen vastleggen. Groeit uw team, dan verandert er niets aan wat u ons betaalt voor dat proces.

Dat betekent ook dat wij ons niet indekken met een open regeling. Meerwerk bestaat, en het komt voor dat een klant tijdens het traject iets ziet wat er eerst niet in zat. Dan schrijven we daar een aparte lijn voor en beslist u opnieuw. Wat afgesproken is, blijft staan aan de prijs die afgesproken is.

Hoe het eerste gesprek verloopt

Het begint met een gesprek van beperkte lengte waarin wij vooral luisteren. Welke stap in uw bedrijf vreet de meeste aandacht van mensen die iets anders zouden moeten doen? Waar blijft werk liggen omdat één iemand op vakantie is? Waar wordt hetzelfde gegeven drie keer overgetikt?

Vaak weet een zaakvoerder dat antwoord meteen. Soms komt het pas boven wanneer we het proces stap voor stap overlopen en de vraag stellen wat er gebeurt als een stap fout loopt. Dat overlopen is geen verkoopgesprek. Het is het enige moment waarop wij genoeg leren om iets te durven offreren.

Daarna gaan wij dieper in de processen duiken, wat ook remote getoond kan worden. Wij noteren wat er binnenkomt, wat eruit gaat, wie tussenbeide komt en welke systemen erbij betrokken zijn. Uit die nota komt de scope, en uit de scope komt de offerte.

Wat u vooraf ziet, voor u tekent

U krijgt geen bedrag zonder beschrijving. In de offerte staat welk proces we aanpakken, welke stappen overgenomen worden, welke stappen bij een mens blijven en met welke bestaande systemen we koppelen. Voorbeeldschermen tonen vereenvoudigd hoe zo'n scherm eruit zou zien. Ze zijn er om het gesprek concreet te maken, niet om te suggereren dat het product al af is.

U ziet ook wat er niet in zit. Dat is even belangrijk. De meeste ontgoochelingen in dit vak komen niet van wat er gebouwd werd, maar van wat iemand dacht dat er ook bij zat.

Wat als het niet past

Soms is het antwoord dat automatisatie hier niet aan de beurt is. Een proces dat twee keer per maand doorlopen wordt en nauwelijks tijd vraagt, is geen kandidaat. Een proces waar de regels elke maand veranderen omdat de markt nog niet vastligt, evenmin. Dat zeggen wij dan, ook al levert het ons niets op.

Wij hebben er niks bij te winnen om een traject te starten dat u binnen het jaar zou betreuren. Wat wij bouwen, is alleen iets waard bij een klant die blijft. Een slecht gekozen eerste proces is de snelste manier om dat te verspelen.

Wanneer past het wel? Wanneer dezelfde handeling zich elke week herhaalt, wanneer de gegevens al bestaan en enkel op de verkeerde plaats staan, en wanneer u kunt aanwijzen wie vandaag die stap doet. Herkent u dat, dan is het gesprek de moeite.