Offertes automatiseren: van bouwplan tot 3D-ontwerp

Waarom een offerte maken zo traag verloopt

Bij een bedrijf dat op maat werkt, begint elke verkoop met hetzelfde ritueel. Er komt een plan binnen, een tekening of een reeks maten. Iemand met ervaring gaat ermee zitten. Die persoon leest af wat er nodig is, zoekt de onderdelen bij elkaar, telt de aantallen op en giet het geheel in een offerte. Meestal is dat ook de persoon die de moeilijke dossiers behandelt en die de klanten het langst kent.

Daar zit de bottleneck. De calculatie hangt aan één of twee mensen. Iemand die volgende maand begint, neemt dat werk niet zomaar over, want de helft van de kennis staat nergens opgeschreven. Een aanvraag die op donderdagavond binnenkomt, blijft liggen tot de calculator er ruimte voor vindt. Ondertussen belt de klant, want hij heeft dezelfde vraag ook elders gesteld.

Er speelt nog iets. Wie honderd keer per jaar dezelfde soort berekening maakt, doet dat niet elke keer op dezelfde manier. Twee aanvragen voor bijna hetzelfde werk krijgen een andere prijs, omdat de ene op een rustige ochtend berekend werd en de andere tussen twee vergaderingen door. Dat verschil valt niemand op. Het komt pas boven wanneer de marge op het einde van het jaar tegenvalt.

Van plan naar ontwerp naar offerte

De keten begint bij het bestand dat de klant toch al opstuurt. Een plan, een tekening met maatvoering, soms een ingevuld formulier met afmetingen en aantallen. Daaruit worden de gegevens gehaald die de calculatie nodig heeft: de maten, de posities, de gekozen materialen en de aansluitingen die eraan vasthangen. Hoe volledig dat bestand is, bepaalt hoeveel van de rest zonder tussenkomst verloopt. Een plan met alle maten erop levert een ander vertrekpunt op dan een schets met drie cijfers erbij.

Die gegevens gaan naar een rekentool die de regels van uw bedrijf toepast. Uit die regels volgt welke onderdelen nodig zijn, in welke maat en in welk aantal. Daar komen twee dingen uit die aan elkaar vasthangen. U krijgt een ontwerp dat u in drie dimensies kunt bekijken en draaien, zodat zichtbaar wordt wat er precies voorgesteld wordt. Bij dat ontwerp hoort een offerte waarin elke lijn terug te voeren is op een onderdeel dat u erin ziet staan.

Dat laatste is het punt waar veel discussie verdwijnt. Een offerte met alleen een totaal nodigt uit tot afdingen. Kan de klant het onderdeel aanwijzen waar een bedrag vandaan komt, dan gaat het gesprek over de opdracht in plaats van over de prijs.

Gaat de opdracht door, dan hoeven dezelfde gegevens niet opnieuw ingegeven te worden. Uit hetzelfde ontwerp komen de bestanden waarmee de werkvoorbereiding en de machines verder kunnen. Wij hebben zulke configuratoren gebouwd. Dat is meteen de reden waarom de gegevens vanaf de eerste stap gestructureerd moeten zijn. Een tekening die enkel als afbeelding bestaat, levert geen productiebestand op.

Waar de rekenregels vandaan komen

De regels in zo'n rekentool zijn niet van ons. Ze komen uit uw bedrijf. Het zijn de normen die u volgt, de tabellen die uw calculator uit het hoofd kent, de vuistregels die niemand ooit opgeschreven heeft en de uitzonderingen die u voor bepaalde klanten toestaat. Zo'n regel klinkt in de praktijk heel gewoon. Boven een bepaalde lengte kiest u standaard een zwaardere uitvoering, tenzij de klant uitdrukkelijk om iets anders vraagt.

Dat opschrijven is het eigenlijke werk. Bij het overlopen van een bestaand dossier blijkt geregeld dat twee mensen dezelfde regel anders toepassen. Of dat een regel al jaren meegaat zonder dat iemand nog weet waarom. Die gesprekken zijn ongemakkelijk en ze leveren het meeste op. Wat er daarna vastligt, geldt voor iedereen die met de rekentool werkt.

Wij zetten die regels om in een rekenmotor die op dezelfde invoer altijd hetzelfde antwoord geeft. Verandert een prijs bij uw leverancier of komt er een nieuw type onderdeel bij, dan wordt de regel aangepast en volgt elke volgende offerte de nieuwe versie. Wie die aanpassing gedaan heeft en wanneer, staat in het activiteitenlogboek. Dat is niet alleen handig bij een discussie met een klant. Het is ook wat u nodig hebt wanneer uw boekhouder of uw verzekeraar vraagt hoe een bedrag tot stand gekomen is.

Waar de mens de klik geeft

Er vertrekt geen offerte zonder dat iemand ze gezien heeft. De rekentool zet een voorstel klaar, met het ontwerp erbij en met de lijnen die eruit volgen. Uw calculator opent dat voorstel, kijkt na of het plan juist gelezen is, past aan wat aangepast moet worden en geeft dan pas vrij. Wat vrijgegeven wordt, is wat de klant te zien krijgt.

Die stap verdwijnt later niet. Een plan kan onduidelijk zijn, een maat kan ontbreken en een klant bedoelt soms iets wat nergens op de tekening staat. Een rekentool merkt dat niet en rekent verder met wat ze wel gelezen heeft. Wie een voorstel zonder controle naar buiten stuurt, verkoopt iets wat niemand nagekeken heeft.

Wat wel verandert, is waar de aandacht van uw calculator naartoe gaat. Het optellen, het opzoeken en het overtikken vallen weg. Wat overblijft, is de beoordeling. Dat is het deel waar ervaring effectief telt. Niemand anders kan dat overnemen.

Wat dit niet is

Dit is geen vervanging van uw ingenieur. De rekentool volgt de regels die vooraf vastgelegd zijn en niets anders. Een eindberekening, een keuring of een handtekening onder een berekening blijft het werk van de persoon die daarvoor bevoegd is. Die persoon beslist ook wanneer een dossier buiten de regels valt en apart bekeken moet worden.

Het is evenmin een pakket dat u aanzet en dat uw manier van werken overneemt. De regels moeten opgeschreven worden, de gegevens moeten kloppen en er moet iemand zijn die de voorstellen nakijkt. Zonder die drie dingen levert de mooiste rekentool voorstellen op die niemand vertrouwt.

Bedrijven waar dezelfde soort aanvraag elke week terugkomt in een andere maat, halen hier het meeste uit. Zit de calculatie volledig in het hoofd van één persoon en lijkt geen enkel dossier op het vorige, dan is er eerst ander werk te doen. De vraag die dat beslist, is eenvoudig: hoeveel van uw rekenregels staan vandaag ergens opgeschreven?